Soal quiz before UAS Management e-corporation

1. Jelaskan peran IT dalam yang digambarkan dalam empat kuadran 

 
2. Jelaskan yang dimaksud dengan outsourcing ? Apa alasan orang menggunakan outsourcer ?
3. Faktor apa saja yang mempengaruhi besar kecilnya resiko suatu proyek IT ?
4. Apa Benefit dari good IT governance ?
5. Bagaimana menjamin agar IT services reliable, secure, and high availability ?
6. Apa yang diharapkan orang pada saat cutover ? dan apa yang terjadi ?

Jawab 

1. Peran IT di Factory : Sebagai Operasional perusahaan, mutlak kritis

    Peran IT turnaround : Peran IT sebagai transisi

    Peran IT distrategic : Sebagai inovasi di masa datang untuk eksplorasi peluang bisnis

    Peran IT di support : Sebagai pendukung perusahaan

2. pengertian outsourcing adalah suatu perjanjian dimana pemborong mengikat diri untuk membuat suatu kerja tertentu bagi pihak lain yang memborongkan dengan menerima bayaran tertentu dan pihak yang lain yang memborongkan mengikatkan diri untuk memborongkan pekerjaan kepada pihak pemborong dengan bayaran tertentu.

Keuntungan menggunakan outcourcing :

1. Fokus pada kompetensi utama

Dengan melakukan outsourcing, perusahaan dapat fokus pada core-business mereka. Hal ini dapat dilakukan dengan memperbaharui strategi dan merestrukturisasi sumber daya (SDM dan keuangan) yang ada.

2. Penghematan dan pengendalian biaya operasional

Salah satu alasan utama melakukan outsourcing adalah peluang untuk mengurangi dan mengontrol biaya operasional.

3. Memanfaatkan kompetensi vendor outsourcing

Karena core-business-nya dibidang jasa penyediaan dan pengelolaan SDM, vendor outsourcing memiliki sumber daya dan kemampuan yang lebih baik dibidang ini dibandingkan dengan perusahaan.

4. Mengurangi resiko

Dengan melakukan outsourcing, perusahaan mampu mempekerjakan lebih sedikit karyawan, dan dipilih yang intinya saja.

Penyebab gagalnya Outsourcing :

1. Kurangnya komitmen, dukungan dan keterlibatan pihak manajemen dalam pelaksanaan proyek outsourcing

2. Kurangnya pengetahuan mengenai siklus outsourcing secara utuh dan benar. Hal ini terjadi karena perusahaan gagal memilih vendor yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

3. Kurang baiknya cara mengkomunikasikan rencana outsourcing kepada seluruh karyawan

4. Terburu-buru dalam mengambil keputusan outsourcing.

Alasan perusahaan menggunakan Outsourcing :

1. Meningkatkan fokus perusahaan.

Perusahaan dapat fokus pada masalah dan strategi utama dan umum sedangkan pelaksanaan tugas sehari-hari yang kecil-kecil diserahkan pada pihak ketiga, sehingga akan lebih menguntungkan bagi perusahaan jika menyerahkan pengelolaan teknologi informasinya kepada perusahaan yang memiliki keahlian khusus di bidang teknologi informasi.

2.  Memanfaatkan kemampuan kelas dunia.

Pada umumnya, perusahaan outsource  mempunyai pengalaman yang cukup banyak bekerja dengan para kliennya dalam memecahkan masalah yang mungkin serupa atau hampir serupa.]

3.  Mempercepat keuntungan yang diperoleh dari reengineering.

Memperbaiki proses di perusahaan sendiri untuk meniru standard perusahaan kelas dunia memerlukan waktu yang sangat panjang dan sukar.

4.  Membagi risiko.

Apabila semua aktivitas dilakukan oleh perusahaan sendiri, semua investasi yang diperlukan untuk setiap aktivitas tersebut harus dilakukan oleh perusahaan sendiri pula. Apabila beberapa aktivitas perusahaan dikontrakkan kepada pihak ketiga, maka risiko akan ditanggung bersama pula.

3. faktor penyebab terbesar kegagalan proyek adalah

1. buruknya komunikasi antara pihak-pihak terkait, baik pengembang maupun pemilik proyek

2. Kurang baiknya perencanaan proyek serta

3. buruknya pengendalian kualitas pekerjaan

Atau

- Buruknya perencanaan proyek

- Buruknya pengetahuan dan penggalian kebutuhan bisnis

- Kurangnya keterlibatan dan dukungan management

Atau

1. Penggalian requirement (user & business) yang kurang lengkap

2. Kurangnya keterlibatan user dalam pengembangan sistem

3. Kurangnya sumberdaya manusia proyek

4. Harapan/ekspektasi yang berlebihan dari owner terhadap kapabilitas sistem yang dibangun

5. Kurangnya dukungan dari eksekutif/manajemen perusahaan pemilik proyek

4.- Tata kelola IT mempengaruhi juga tatat kelola perusahaan

   - Costnya lebih murah

   - Waktunya menjadi kecil

   - Responnya menjadi lebih cepat

Dengan adanya IT governance, proses bisnis perusahaan akan menjadi jauh lebih transparan, tanggung jawab serta akuntabilitas tiap fungsi atau individu semakin jelas. IT governance bukan hanya penting bagi teknis TI saja, direksi dan bahkan komisaris, yang tanggung jawab terhadap investasi dan pengelolaan resiko perusahaan, adalah pihak utama yang harus memastikan bahwa perusahaannya memiliki TI governance. Dengan demikian keuntungan optimum investasi TI tercapai dan sekaligus memastikan semua potensi resiko investasi TI telah di antisipasi dan dapat terkendali dengan baik.

5. - pemeliharaan infrastruktur IT secara berkala agar senantiasa mengurangi resiko kerusakan

- mendukung teknologi jaringan yang berkualitas dan dapat diandalkan setiap saat

- membatasi hak akses antara pengguna biasa dengan pengguna spesial seperti super-user atau moderator.

- mengawasi traffic / alur lalu lintas komunikasi jaringan agar dapat mencegah adanya hal-hal yang mencurigakan masuk.

- menyediakan keamanan pendukung dari antivirus, firewall, perbatasan hak akses (user privilege), proxy yang mendukung keamanan untuk para penggunanya.

- mempekerjakan IT handal yang secara sigap dapat menyelesaikan problem darurat sehingga tidak menghambat alur dari service IT.

6. Cutover : mengkonversi sistem IT/IS perusahaan yang lama dengan yang baru.

Harapannya :

+ dengan adanya sistem yang baru dapat menekan biaya operasional thd sistem yang lama.

+ kinerja perusahaan dalam sistem alur data dapat berjalan lebih cepat dari seblumnya.

+ meningkatkan pengambilan keputusan dari suatu evaluasi.

+ menambah nilai strategik perusahaan siklus mulai dari perencanaan sampai implementasi.